Szanowni Państwo,

w związku ze zmianami dotyczącymi składania sprawozdań finansowych, które weszły w życie 15 marca 2018 r., Kancelaria Prawna Putz | Skrobich poniżej przedstawia informacje dotyczące sposobu złożenia sprawozdania finansowego za rok 2017 oraz zasad jego składania w kolejnych latach.

Na wstępie podkreślić należy, że wprowadzone zmiany dotyczą również sprawozdań finansowych za rok 2017 r., tj. konieczność ich stosowania istnieje już teraz. Zaznaczamy jednak, że w ramach tzw. „okresu przejściowego”, po sporządzeniu sprawozdania finansowego za rok 2017 w formie tradycyjnej (na papierze) i jego podpisaniu, możliwe jest jego zeskanowanie, a następnie przesłanie w formie elektronicznej do Krajowego Rejestru Sądowego (dalej: KRS). Prosimy jednak mieć na uwadze, iż takie sprawozdanie musi być opatrzone podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP, przez co najmniej jedną osobę fizyczną uprawnioną do reprezentacji spółki, której numer PESEL jest ujawniony w KRS, wpisaną jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Wydaje się jednocześnie, że sprawozdanie finansowe może złożyć za spółkę w ten sposób także upoważniony pełnomocnik, aczkolwiek brak jest jeszcze w tym zakresie jednolitej praktyki Sądów Rejestrowych. W ramach przewidzianych ułatwień, skany sprawozdań będzie można przesłać za pośrednictwem nowego systemu teleinformatycznego, udostępnionego przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Powyższe umożliwia zgłoszenie sprawozdań finansowych bezpośrednio do repozytorium dokumentów finansowych.

Prosimy jednocześnie mieć na uwadze, iż od 1 października 2018 r. wejdzie w życie obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych wyłącznie elektronicznie oraz podpisywania ich kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP przez co najmniej jedną osobę fizyczną uprawnioną do reprezentacji spółki, której numer PESEL jest ujawniony w KRS (do tego dnia sprawozdania mogą być podpisywane ręcznie, natomiast kwalifikowanym podpisem lub zaufanym profilem ePUAP muszą być podpisywane skany przesyłane do KRS). Sprawozdania za 2018 r. będą musiały być już sporządzone w formie jednolitego pliku kontrolnego.

Zmiany przepisów dotknąć mogą zwłaszcza zarządy spółek, w których zasiadają osoby nieposiadające numeru PESEL, a także spółki nie dysponujące możliwością złożenia np. podpisu kwalifikowanego. W sytuacji, kiedy żaden z członków zarządu nie ma numeru PESEL, de facto nie będzie możliwe spełnienie wymogów złożenia sprawozdania finansowego. Wówczas należałoby wystąpić o przyznanie numeru PESEL określonej osobie uprawnionej do reprezentowania spółki oraz ujawnić nadany jej numer PESEL w KRS. Wydaje się, że jedynym wyjątkiem jest tutaj działanie przez pełnomocnika, który posiada kwalifikowany podpis lub ma zaufany profil ePUAP. Ponownie podkreślamy jednak, iż w powyższym zakresie nie wykształciła się jednakże praktyka postępowania, a zagadnienie to nie jest jednoznacznie uregulowane w przepisach, w związku z czym pojawiają się w tej kwestii rozbieżne stanowiska.

Gdyby mieli Państwo jakiekolwiek pytania, lub też gdyby potrzebowali Państwo pomocy przy składaniu sprawozdań finansowych do Sądów Rejestrowych z uwagi na np. brak możliwości złożenia podpisu w systemie ePUAP, serdecznie zapraszamy do kontaktu.

English